สูตรลับปรับเปลี่ยนองค์กรอย่างได้ผล

โดย จำลักษณ์ ขุนพลแก้ว

การเปลี่ยนแปลงจากวิกฤติ มันเร่งรัด รีบร้อน เสียขวัญ เหน็ดเหนื่อย บีบคั้น และหลายองค์กรมักจบลงด้วยความเจ็บปวด

 

ก่อนอื่นต้องขอกล่าวสวัสดีปีเก่า ต้อนรับปีใหม่ และขออำนวยอวยพรให้ผู้อ่านทุกท่านประสบแต่ความสุขความเจริญ เริ่มต้นปีใหม่ 2553 ด้วยความสุขสวัสดี และมีแต่ความสำเร็จในหน้าที่การงาน สามารถนำพาองค์กรก้าวสู่ความเข้มแข็ง เกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดียิ่งขึ้น

 

สำหรับคำว่า การเปลี่ยนแปลง (Change) คำนี้คงไม่ใช่กระแสที่เป็นแฟชั่นที่พูดให้ดูดี หรือเพียงเพื่อปลุกเร้าความรู้สึกของคนให้ตระหนักและเห็นความสำคัญในการที่จะปลดแอกตัวเองออกมาจากสภาพแวดล้อมแบบเดิมไปสู่สิ่งใหม่เท่านั้น แต่ด้วยสภาพทางเศรษฐกิจที่ผันผวนและการแข่งขันทางธุรกิจที่รุนแรงขึ้นทุกวัน ทำให้องค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวให้ทันและสอดรับกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

 

โดยมากการเปลี่ยนแปลงมักจะเกิดจาก 2 สาเหตุด้วยกัน หนึ่งนั้นคือ วิกฤติ (Crisis) ที่มาแรงมาเร็วชนิดไม่ทันให้ตั้งตัว อีกทั้งนับวันจะเกิดบ่อยครั้งและส่งผลกระทบไปทั่วโลก อีกหนึ่งนั้นคือ วิสัยทัศน์ (Vision) จากการมองไกลไปในอนาคตจนเห็นแนวโน้มหรือความต้องการใหม่ๆ ที่กำลังก่อตัวขึ้น แน่นอนถ้าให้ผู้ประกอบการและผู้บริหารพิจารณาเลือกว่าจะเปลี่ยนองค์กรด้วยเหตุปัจจัยใด ทุกคนคงตอบแบบประสานเสียงพร้อมกันว่า “วิสัยทัศน์” ไม่เคยได้ยินใครตอบว่า “วิกฤติ” สักราย

 

ทั้งนี้เพราะการเปลี่ยนแปลงจากวิกฤติ มันเร่งรัด รีบร้อน เสียขวัญ เหน็ดเหนื่อย บีบคั้น และหลายองค์กรมักจบลงด้วยความเจ็บปวด ที่จะต้องปลดพนักงานบางส่วนลง หรือปิดกิจการในที่สุด แต่สำหรับองค์กรที่มีความตื่นตัวอยู่ตลอดเวลา และใส่ใจต่อความต้องการของตลาดและลูกค้า ก็จะกำหนดเป้าหมายในระยะยาวและจัดทำแผนระยะสั้นที่มุ่งไปสู่เป้าหมายนั้น แต่ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงอาจไม่เป็นไปตามหวังถ้าขาดการจัดการ (Management) ที่ดี ดังนั้นการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change management) จึงเป็นคำตอบของยุคสมัยนี้

จากประสบการณ์ที่ได้ให้คำปรึกษาแนะนำในองค์กรต่างๆ ของผมและทีมงาน พบว่าปัจจัยสู่ความสำเร็จที่จะนำพาองค์กรสู่ความสำเร็จ ตามแนวทางการเพิ่มผลิตภาพ (Productivity improvement) อย่างยั่งยืนและได้รับความร่วมมือจากพนักงานทุกคนนั้น ผู้บริหารระดับสูงเป็นกุญแจสำคัญที่สุด ที่จะไขประตูเปิดไปสู่มิติใหม่ขององค์กรที่เปี่ยมไปด้วยพลังจากความร่วมมือของทุกคน แต่ทั้งนี้จะต้องบริหารจัดการให้เป็น ด้วยสูตรลับในการปรับเปลี่ยนองค์กรอย่างได้ผล

 

ที่สำคัญอย่าเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ด้วยคำสั่งเป็นอันขาด เพราะมันอาจจะดูเหมือนดีในตอนแรกแต่ในระยะยาวแล้วมักจะแผ่วปลาย และหายไปในที่สุด ถ้าจะให้ยั่งยืนและมีอุปสรรคน้อยต้องเตรียมการให้ดี ที่สำคัญต้องซื้อใจพนักงานให้ได้ ดังนั้นความมุ่งมั่นตั้งใจจริงของผู้บริหาร พร้อมกับการสื่อสารที่ดี จะทำให้พนักงานส่วนใหญ่เห็นคล้อยตาม และเป็นตัวช่วยเปลี่ยนคนส่วนน้อยที่มักสร้างปัญหา หรือช่างสงสัยให้ร่วมมือในที่สุด การเปิดโอกาสให้พนักงานได้เข้ามามีส่วนร่วมออกแบบการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ต้น ยังช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง มากกว่าการรอคอยคำสั่งแล้วทำตาม ซึ่งองค์ประกอบต่างๆ สามารถสรุปให้เห็นเป็นภาพได้ ดังนี้

 

Commitment ความมุ่งมั่นตั้งใจของผู้บริหารระดับสูง ประสานกับความเอาจริงเอาจังของคณะผู้บริหารทั้งหมด ยิ่งประกาศเป็นนโยบาย และมีเป้าหมายที่ชัดเจนได้ยิ่งดี เพราะนั่นหมายความว่าสิ่งนี้จะได้รับการบรรจุเข้าไว้ในวาระการประชุมของผู้บริหาร และจะมีการติดตามความคืบหน้าอยู่ตลอดเวลา ที่สำคัญเป็นการส่งสัญญาณถึงพนักงานทุกระดับชั้นว่า “งานนี้เอาจริง”

 

Communication การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา เปิดใจ รับฟังทุกเสียง ทุกความคิดเห็นรอบด้าน อย่างไม่มีอคติ ความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิด ผนวกกับมิตรภาพที่ดีนี้ จะก่อให้เกิดความเข้าใจในกันและกัน เมื่อจะทำอะไรก็เกิดแรงต่อต้านเล็กน้อยจนหายไปในที่สุด

 

Climate สภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงาน มีการจัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอ เพราะถ้าจะให้พนักงานร่วมใจเปลี่ยนแปลงอะไร อย่าให้ดิน ฟ้า อากาศ และสิ่งของรอบข้างต้องตกเป็นจำเลยให้พนักงานอ้างได้ว่า “อุปกรณ์ไม่พร้อม ทรัพยากรไม่พอเป็นอันขาด” เพราะบรรยากาศที่ดีสร้างความผ่อนคลายได้มากทีเดียว

 

Culture วัฒนธรรมที่เอื้ออาทร ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน ทำงานเป็นทีม ไม่แบ่งฝักแบ่งฝ่ายตามผังโครงสร้างองค์กร แต่มุ่งความสำเร็จเชิงกระบวนการเป็นหลัก ยิ่งในองค์กรข้ามชาติที่มีพนักงานหลายเชื้อชาติ หลากภาษา ต่างศาสนา การทำงานแบบข้ามวัฒนธรรม (Cross-culture) ยิ่งมีความสำคัญยิ่งขึ้น

 

Coaching การถ่ายทอดความรู้แบบเป็นขั้นตอนตามลำดับชั้น รุ่นพี่สอนรุ่นน้อง หัวหน้าสอนลูกน้อง เพื่อนแนะนำเพื่อน การสอนงานที่ถูกต้องนอกจากจะช่วยสร้างผลงานแล้ว ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีอีกด้วย

Competency การบ่งชี้ทักษะความรู้ให้ชัด จัดแบ่งเป็นระดับชั้นที่ชัดเจน ช่วยให้บุคลากรได้รับการพัฒนาตามความสามารถที่สอดรับกับตำแหน่งงานนั้น การประเมินผลก็จะทำได้ง่ายและเป็นระบบ ที่สำคัญยังช่วยในการวางแผนกำลังคน การหมุนเวียนปรับเปลี่ยนงาน ตลอดจนการวางแผนสืบทอดตำแหน่งงานด้วย

 

Credit (Reward and Recognition) การสร้างขวัญและกำลังใจ ด้วยการแสดงความยอมรับ และชื่นชมต่อความทุ่มเทที่พนักงานกระทำให้กับองค์กรด้วยความมุ่งมั่น ป่าวประกาศให้รู้ทั่วกันว่าใครดีใครเด่น ให้ทุกคนเห็นเป็นตัวอย่าง แน่นอนคงไม่ใช่สิ่งตอบแทนที่อยู่ในรูปเงินหรือของขวัญเท่านั้น คำยกย่องชมเชยเป็นสิ่งสำคัญไม่น้อย

 

ด้วยสูตรลับ 7C ดังกล่าวข้างต้น จะช่วยให้ผู้นำสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้โดยราบรื่น และถ้าบริหารจัดการอย่างไม่ขาดตกบกพร่อง

รับรองว่าประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน