5 ปัจจัย ในการเตรียมความพร้อม ก่อนการเจรจาต่อรอง แบบ Win Win

“การเจรจาต่อรอง” เป็นเรื่องที่ไม่ใช่ธรรมชาติของการสื่อสาร เพราะต้องมีการเตรียมตัว มีสิ่งปรุงแต่งมากมายในขณะเจรจาต่อรอง จึงเป็นกระบวนการของการสื่อสารที่นักเจรจาต่อรองจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเตรียมตัวก่อนการเจรจาต่อรองทุกครั้งไป

“ความเลวร้ายของการเดินเข้าสู่สนามการเจรจาต่อรอง คือ การไม่เตรียมตัวอะไรเลยเพื่อการเจรจาต่อรองครั้งนี้”
                                                                                                                                      ดร.สุรชัย โฆษิตบวรชัย

 การเตรียมความพร้องจากความเข้าใจเรื่องการเจรจาต่อรอง สามารถที่จะสรุป เพื่อความเข้าใจได้ง่าย ๆ ได้ 5 ข้อดังนี้

1.เป้าหมายในการเจรจาต่อรอง
นักเจรจาต่อรองมืออาชีพ จะมีการกำหนดเป้าหมายความต้องการที่แท้จริงที่ตนเองอยากได้ ตนเองปรารถนา ในทุกครั้งของการเจรจาต่อรอง                       ทำความเข้าใจกับเป้าหมายให้ชัดเจน การเข้าใจเป้าหมายเป็นประโยชน์ในการเจรจาต่อรอง เพราะป้องกันการหลุดประเด็น หลงประเด็นในขณะ                  เจรจาต่อรอง

2. ขอบเขตในการเจรจาต่อรอง
   เข้าใจถึงอำนาจความรับผิดชอบ สิ่งใดที่ตนเองทำได้ และสิ่งใดที่ตนเองไม่สามารถทำในขณะเจรจาต่อรอง รวมถึงความเข้าใจในอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่เลวร้าย เพราะนักเจรจาต่อรอง ทำในสิ่งที่ไม่ควรอย่างยิ่งในขณะเจรจาต่อรอง  จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นของนักเจรจาต่อรองที่จะทำความเข้าใจคู่เจรจาต่อรองอย่างละเอียดในทุกครั้งของการเจรจาต่อรอง

3. กรอบระยะเวลาในการเจรจาต่อรอง
   ในการเจรจาต่อรองนั้น นักเจรจาต่อรองต้องเข้าใจถึงช่วงเวลาในการเจรจาต่อรองง เช่น เป็นการเจรจาต่อรองแบบครั้งเดียวจบ หรือ เป็นการเจรจาต่อรองที่มีความต่อเนื่อง มีครั้งต่อไป เป็นเครั้งที่สอง ครั้งที่สามในการเจรจาต่อรอง และที่สำคัญในการเจรจาต่อรองในแต่ละครั้งมีเวลาที่ต้องใช้ในการเจรจาต่อรองนานเท่าใด สิ่งเหล่านนี้สามารถนำมาวางแผน กำหนดเทคนิคของการเจรจาต่อรอง เช่นการใช้เงื่อนเวลา เป็นเทคนคิในการสร้างความกดดันให้คู่เจรจาต่อรองต้องตัดสินใจ

4. การสร้างบรรยากาศการเจรจาต่อรอง
   นักเจรจาต่อรองมืออาชีพจะเข้าใจเสมอว่า การสร้างวรรยากาศที่ดีในการเจรจาต่อรองจะทำให้สามารถบรรลุเป้าหมายการเจรจาต่อรองแบบ Win-Win ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ทั้งสองฝ่ายพึงพอใจแบบไม่มีเงื่อนไขทางจิตใจขึ้น การพัฒนาบรรยากาศจะทำให้คู่เจรจาต่อรองสัมผัสได้ถึงความเป็นมิตรที่ดี ทำให้ทึกคนอยากเจรจาต่อรอง และอยากบรรลุเป้าหมายร่วมแน

5. ความสำคัญในการเจรจาต่อรอง
   ถึงแม้ว่านักเจรจาต่อรองจะมีเป้าหมายในการเจรจาต่อรองก็ตาม แต่หลักสำคัญความเข้าใจในตนเองว่าทำไมตนเองจึงต้องเจรจาต่อรอง ทำไม่อีกฝ่ายต้องเจรจาต่อรอง เป็นเรื่องความเข้าใจถึงความสำคัญในการเจรจาต่อรองในครั้งนี้ได้ การเข้าใจความสำคัญจะเป็นเครื่องมือที่จะตรวจสอบระดับความเข้มข้นหรือความจริงจังในการเจรจาต่อรองในครั้งนี้ อย่างเช่นว่า ถ้าเรามีความจำเป็นที่ต้องได้สิ่งนี้ จะมีความสำคัญมาก หรือถ้าเราเพียงต้องการ ระดับความสำคัญก็จะน้อยลงไป